|
|
Бизнес-портал КузбассаНовости, обзоры, рынки, аналитика,
|
|
|
|
|
| об изданииархив номеров еженедельникарекламаподпискаобратная связьчитатели о насфотогалереяАвант-ПЕРСОНАДоброе дело |  |
Новости компаний[25 апреля] Жители России стали активнее пользоваться маркетплейсами
Издательская группа «Авант»
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» |
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» № 9 от 11.05.2010
 – Знаете ли вы, куда утекают ваши деньги?
– Все ли они текут в ваш карман, или куда-то ещё?
– Вы контролируете каждый рубль в своей компании?
– Уверены в достоверности тех финансовых данных, которые вам показывает ваш финансовый директор или главный бухгалтер?
– Или в вашей компании процветают финансовые махинации?
Большинство махинаций связаны с отсутствием в компании прозрачной и оперативной картины финансов. Часто приходится сталкиваться с собственниками бизнеса, которые не понимают, что только наличие прозрачной системы управленческого учёта, управления затратами компании, единого казначейства и их автоматизация позволяют снизить риски, связанные с несанкционированными тратами и выталкивают наружу многие схемы вывода денег из компании.
Наиболее популярными финансовыми махинациями в компании являются откаты, нецелевое использование средств компании, недостоверная отчётность и финансовые ошибки ваших сотрудников, которые могут стоить вам миллионы. Рассмотрим все по порядку...
Откаты
Во многих компаниях популярны так называемые откаты. Откат (жарг.) – часть денежных средств, выплачиваемых исполнителю заказа заказчиком, которую исполнитель передает заказчику в знак признательности за предоставление заказа.
Проще говоря, сотрудники, закупающие товарно-материальные ценности, могут получать процент от суммы заказа. Как этого избежать? Не будете же вы вникать в суть каждого платежа – выгодна ли данная покупка компании или отдельно взятому сотруднику этой компании? Но есть решение.
В компании, занимающейся нефтяным, туристическим и строительным бизнесом, внедряли систему управления финансами. Во избежание откатов была поставлена система казначейства – система, при которой оперативно формируются заявки на оплату, происходит проверка на лимиты, наличие денежных средств в бюджете, проходит согласование поданной заявки на разных уровнях управления. Одним из обязательных элементов этой системы стало создание отдела внутреннего аудита, в задачи которого входило участвовать в процессе утверждения заявки. К каждой поданной заявке на оплату (закупка тех или иных товарно-материальных ценностей) каждый заявитель должен был приложить договор и счёт, а также два альтернативных счёта на покупку того же в других компаниях, тем самым доказав, что он сделал наиболее выгодный для компании выбор. Тем самым снижается вероятность отката.
Нецелевое использование средств
Крупный строительный холдинг. Руководитель планово-экономического отдела погряз в «ручном» труде – большие трудозатраты на формирование элементарной управленческой отчетности и план-фактного анализа. На этом уровне анализ рентабельности отдельных проектов и учёт затрат по объектам – далекая, недостижимая мечта. А уж формирование консолидированной отчетности с вычищением всех внутренних оборотов между предприятиями холдинга – задача, сравнимая с полётом в космос в 30-е годы. Компания обратилась к специалистам «ИНТАЛЕВ» с просьбой посодействовать в убеждении собственников в необходимости автоматизации системы управления финансами.
В ходе обследования выясняется, что:
– За финансы в компании отвечают одновременно два подразделения – бухгалтерия и планово-экономический отдел, которые не объединены в общую финансовую службу. Оперативным управлением денежных потоков занимается главный бухгалтер.
– Наблюдаются сложные отношения между главным бухгалтером и руководителем ПЭО, кроме того, главный бухгалтер категорически не приемлет проект по автоматизации управленческого учёта.
– Оперативный и бухгалтерский учёт ведутся в самописных программах, внедренных ещё в 90-е годы; количество баз данных огромно и то, как они между собой интегрированы, не знает никто, кроме главного бухгалтера. При этом в учёте вообще нет информации о том, на какие нужды идут денежные средства.
– Учёт внутренних взаиморасчетов ведется в таблицах MS Excel – неоперативно, раз в месяц. Проверить данные, содержащиеся в таблицах и не подтвержденные первичными документами, невозможно, как и выяснить реальные задолженности и внутреннюю себестоимость.
– Большие затраты компания несёт на содержание автопарка машин, которые работают на разных строительных объектах, при этом в учёте затрат отсутствует аналитика «вид машины» и «объект строительства». Соответственно, данных о том, какие расходы на какие машины и на каких объектах несёт копания, нет, а значит, управлять этими затратами невозможно. Такой возможностью для финансовых махинаций грех не воспользоваться прорабам, шоферам, руководителям объектов.
– Информацию о прибыли и рентабельности бизнеса в целом собственнику предоставляет главный бухгалтер, при этом информации о рентабельности отдельных бизнес-направлений нет. Распределение накладных расходов в управленческом учёте происходит только на один вид деятельности (стройка), что ведёт к искажению прибыли, себестоимости и финансового результата по видам деятельности.
Какой из всего этого следует вывод? Так компания может работать либо для того, чтобы скрывать информацию от налоговой (но это нас не касается), либо для того, чтобы определённые сотрудники могли позволить себе тратить средства компании по своему усмотрению и на собственные нужды. Система управления финансами в этой компании буквально создана для того, чтобы провоцировать махинации! А как обстоит дело в вашей компании?
Ещё пример. Предприятие с государственной собственностью, занимается указанием услуг, обслуживает несколько объектов. Ведётся целевое проектное финансирование государством этих программ. Когда специалисты «ИНТАЛЕВ» начали обследование предприятия с целью внедрения автоматизированной системы управления финансами, выяснилось, что в компании отсутствует учёт в разрезе отдельных проектов и программ финансирования. То есть учёт прихода денежных средств ведётся – по какой программе, на какой проект, от кого поступили. А вот расходы не фиксируются. К чему это приводит? Всегда есть возможность переброски средств с одного проекта на другой. Прекрасная возможность для финансовых махинаций.
Такое не может случиться при наличии в компании системы управленческого учёта с необходимыми для руководства отчётами, разрезами, аналитиками. Система учёта должна быть максимально детальной, чтобы все денежные потоки были абсолютно прозрачны. Прежде всего, необходимо прописать детальные правила ведения учёта – так называемую учётную политику. Далее нужно разработать структуру статей доходов и расходов, статей движения денежных средств с необходимой степенью детализации. Не просто «Оплата услуг», а «Оплата юридических услуг», «Оплата маркетинговых исследований», «Оплата транспортных расходов» и т.д.
По возможности систему учёта следует автоматизировать путём интеграции с бухгалтерским и оперативным учётом в единой информационной системе или путём интеграции разных программных продуктов. Очень важным аспектом является именно интеграция для исключения двойного ввода данных, с возможностью сохранения «аудиторского следа» – чтобы каждую цифру отчёта можно было проследить до первичных документов.
Финансовые ошибки
Существуют такие несанкционированные потери денежных средств, которые вызваны не злым умыслом, а непрофессионализмом финансового директора. По сути, финансовый директор компании – это локомотив бизнеса. Он лучше других должен знать экономику и финансы компании, управлять ключевыми показателями чистой, операционной, маржинальной прибыли, свободным денежным потоком, стоимостью бизнеса. Финансовый директор помогает генеральному директору в принятии тех или иных управленческих решений, касающихся как стратегии развития бизнеса (выпуска новых продуктов/услуг, инвестиционных проектов), так и оперативного уровня управления (производство, продажи и пр.). Однако так бывает не всегда…
Например, часто финансовый директор смешивает три «кошелька» компании – операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.
Поток по операционной деятельности (то есть деньги по текущим операциям компании, от её основного бизнеса) должен быть непрерывным и цикличным: деньги от продажи продукта идут на создание или закупку нового, это одновременно источник денежной массы и место, куда деньги возвращаются обратно на текущие операции. В этом процессе зарабатывается прибыль предприятия. Поэтому операционный поток априори должен быть достаточным для поддержания бизнеса и в любом случае положительным.
Финансовая деятельность должна обеспечивать основные бизнес-процессы финансовыми ресурсами. Это всевозможные финансовые операции, взаимодействие с банками или работа с инструментами, которые могут заменить деньги. С другой стороны, финансовая деятельность может приносить дополнительный доход. Но только в том случае, когда у нас есть временно свободные денежные средства.
Третья категория денежных потоков – инвестиционная деятельность. Инвестиции – это вклад в стратегическое развитие компании. Инвестируя, мы создаем активы компании, с помощью которых она обеспечивает себе операционную деятельность. И денежный поток по этой деятельности, как правило, всегда отрицательный.
Для того, чтобы кошельки не смешивались, необходим единый классификатор статей выплат и поступлений и единый бизнес-процесс планирования поступлений и выплат. Автоматизированная система управления финансами позволит следить за передвижениями денежных средств по всем юридическим лицам и по всем банкам. В итоге вы будете чётко знать, на какие цели пошли те или иные суммы. При правильном документообороте все выплаты и поступления будут прозрачны.
Пример. Компания занимается строительством громоздких и дорогостоящих железнодорожных мостов. Цикл строительства – не меньше трёх лет, и пока один объект запускается в строй, уже надо оплачивать работу и материалы поставщикам. После того как компания за полгода внедрила систему финансового контроля, выяснилось, что на разрозненных счетах компании, обслуживающей огромное количество объектов, достаточно денег для собственных операций. В итоге они поняли, что нет необходимости брать в банке кредит на $10 млн, и сэкономили на его оплате $1,5 млн.
Ещё одной ошибкой финансового директора может быть пренебрежение такой простой, но необходимой системой, как платёжный календарь. Платёжный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платёжного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.
Пример. Компания заказала у ГК «ИНТАЛЕВ» проект по постановке системы бюджетирования. Когда компании было предложено вдобавок поставить ещё и платежный календарь, был получен ответ, что все эти процессы в компании уже выстроены. И каково же было наше удивление, когда эта компания оплатила нам счёт за проект… дважды. Сначала один раз, а потом и второй. После этого события собственник компании лично включил пункт «платёжный календарь» в план работ по проекту.
Казалось бы, что этот блок существует в компании и все процессы отлажены, но такие факты говорят сами за себя. В данном случае в компании в процессе оплаты по счёту не налажен контроль по документам-основаниям. Для того чтобы не пришлось платить по одному и тому же счёту дважды, достаточно внедрить в платежном календаре контроль уникальности первичного документа-основания.
Недостоверная отчетность
Ещё одним шансом для финансовых махинаций может стать неверная управленческая отчётность, которая вводит в заблуждение собственника и заставляет его принимать неверные стратегические решения или даже скрывать от него факт убыточности того или иного бизнес-направления.
Пример. Внедрение системы управленческого учёта в компании, которая занимается оптовой торговлей. В процессе работы над проектом прописываются правила ведения учёта, он автоматизируется, интегрируется с бухгалтерским учетом. Когда проект уже подходит к концу и происходит запуск системы, автоматически формируется отчёт о прибылях и убытках данной компании. И тут собственник с удивлением обнаруживает, что согласно полученному отчёту, его бизнес работает в убыток, а не в прибыль, как считалось ранее!
Финансовый директор заявляет, что во всем виновата автоматизированная система учёта компании «ИНТАЛЕВ», это она неправильно считает финансовый результат, ведь когда считали прибыль в MS Excel, она была! Но когда начинается разбор ситуации, то выясняется, что при формировании управленческой отчётности в таблицах MS Excel выручка компании учитывалась с НДС, а расходы без НДС. Разница между ними получалась положительной. И когда всё стало считаться по правилам, в одном формате, то получилось, что компания работает в убыток!
Ещё одна финансовая ошибка часто связана с консолидированной отчётностью. В России многие виды бизнеса представляют собой группы компаний, и встаёт задача консолидации отчётности, чтобы собственник мог видеть синергетический эффект, истинное положение дел с исключением внутренних оборотов между этими бизнесами и финансовый результат от каждого бизнеса в отдельности.
Пример. Группа компаний, в которую входят дистрибьюторский бизнес и сеть розничных магазинов. Когда специалисты «ИНТАЛЕВ» пришли в эту компанию на проект и стали анализировать стандарты ведения управленческого отчёта, то они столкнулись с интересным фактом. По одному виду бизнеса учёт строился по принципу начисления, а по другому бизнесу расходы списывались сразу, как только оплачивался счёт. У одной бизнес-единицы в статью «заработная плата» входила начисленная зарплата без учёта подоходного налога, а у другой – с учётом налога. И когда всё это складывалось в общую управленческую отчетность о прибыли и убытках для собственника, то показатель прибыли был совсем не показателем прибыли, а чем-то совсем другим!
Для многих собственников прибыль виртуальна. И они даже не хотят узнать всю подноготную о состоянии прибыли, им приятнее видеть cash – ведь деньги в кошельке можно реально увидеть, а прибыль сложно проверить и «пощупать». И этим активно пользуются ушлые мошенники. У них так и чешутся руки нарисовать приписки по прибыли, чтобы поживиться за счёт виртуальной прибыли.
Например, многие помнят скандал, который разгорелся вокруг телекоммуникационной корпорации WorldCom. Её глава был приговорен к 25 годам лишения свободы. Он обвинялся в искажении финансовой отчётности и выводе из компании $11 млрд. Финансовые показатели WorldCom были блестящими. О том, что менеджмент концерна подделывает отчётность, стало известно в 2002 году. Кроме того, WorldCom испытывал трудности с выплатой задолженности, составляющей 30 миллиардов долларов. По мнению финансовых аналитиков, это крупнейшее банкротство в истории США.
Многие собственники действуют прямолинейно: если деньги в компании есть, их можно взять. А если немного подумать и уточнить? Вдруг это не твои деньги, а деньги поставщиков, покупателей, банков и т.д.? Наличие денег у компании ещё не говорит о наличии прибыли.
Как спасти свои денежки
Ниже представлены несколько условий, при которых вы минимизируете риски незапланированных денежных потерь и несанкционированного использования средств компании.
1. Разработанные правила и стандарты системы управления финансами. Бюджетирование, управленческий учёт, система оперативного управления денежными потоками, бухгалтерский учёт, оперативный учёт – все это фундамент прозрачности и достоверности финансовой системы в компании.
2. Автоматизированная система управления финансами. Система, в которой используемое программное обеспечение для тех или иных областей управления финансами интегрировано в единую информационную систему. Система, в которой возможно проследить «аудиторский след» – то есть каждую цифру отчёта можно детализировать до первичного документа, её сформировавшего. Это даст вам необходимые достоверность и оперативность данных.
3. Система казначейства, в которой управление деньгами основано не на личном факторе, а на системе норм, нормативов и приоритетов для бизнеса, а не для отдельных личностей в этом бизнесе.
4. Профессиональная команда сотрудников финансовой службы под руководством финансового директора, работающая на достижение единой цели.
5. Финансовый директор, который владеет знаниями не только о привлечении и размещении средств, но и об основах управления экономикой бизнеса и всеми составляющими финансового менеджмента. И цели, которые руководитель бизнеса ставит перед финансовым директором – это необходимые показатели прибыли, потому что финансовый директор – это именно тот человек, который отвечает за прибыль компании. А дальше уже он сам делегирует эту ответственность через центры финансовой ответственности.
6. Профессиональный руководитель компании, который помимо предпринимательского таланта обладает знаниями основ управления бизнесом и менеджмента.
Из всего вышесказанного можно сделать один важный вывод: лучше предотвратить финансовые махинации изначально, нежели бороться с ними впоследствии. Конечно, на пути к идеальной системе управления финансами вас ждет много трудностей, но результат – финансы не поют романсы, а молча работают на вас – непременно оправдает все временные и трудовые затраты.
Марина Гуляева, директор Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»
|
Деловые новости[25 апреля] Банкротство «Заречья» завершилось мировым соглашением
Рынки/отраслиПоиск по сайту |
 |
|
© Бизнес-портал Кузбасса
Все права защищены
|
Идея проекта, информация об авторах
|
| Разработка сайта ‛ Студия Михаила Христосенко |
